W przedostatnim odcinku podcastu „Mała wielka firma” (ho ho, kiedy to było…) omawialiśmy podstawowe funkcje kierownicze: planowanie, organizowanie i motywowanie. Na czwartą – kontrolę – zabrakło czasu. Ale nie można jej pominąć, więc nadrabiamy zaległości.

Rozmawiamy przede wszystkim o nadzorowaniu pracowników: biurowych, kreatywnych oraz handlowców. Ale nie tylko. Jedno z ważkich pytań, które nie pozostaje bez odpowiedzi, to: „Czy kontroler hydraulika musi znać się na hydraulice?”.

Odkrywamy, dlaczego to pracodawca jest słabszą stroną umowy o pracę i jak można temu zaradzić. Pojawia się też temat kontroli dostawców oraz potrzeby prowokowania informacji zwrotnych, kiedy to my sami występujemy w tej roli. Przy okazji wychodzi na jaw, dlaczego mechanicy samochodowi nie przepadają za Pawłem.

Jak zwykle nie obeszło się bez pobocznych wątków, np. Nasza–klasa.pl jako narzędzie monitoringu pracowniczego, dziennikarska kondycja Moniki Olejnik czy złote kolanka… Czyje? Posłuchaj, a wszystko stanie się jasne.

Sam muszę przyznać, że podczas nagrania w najwyższej formie raczej nie byłem. Po pierwsze na samym początku przekręciłem nazwisko Dobrosława Wójcika, świetnego trenera biznesowego, za co niniejszym przepraszam. Po drugie, pozwoliłem sobie na niedbalstwo językowe używając anglicyzmów takich jak screen (zamiast staropolskiego „ekran”) czy feedback („informacja zwrotna”). Bijąc się w piersi, zapraszam do słuchania. Długość odcinka: 22:33.

• Posłuchaj w formacie MP3
• Zapisz się na powiadomienia o nowych odcinkach (RSS)

Zobacz też:

• Podcast #64: Telemarketing dla początkujących
• Podcast #62: Webwriting – jak pisać do internetu
• Podcast #52: Content marketing

Później sytuacja się zmieniła. Młodzi i wykształceni wyjechali za granicę i właściciele firm  mieli spory problem ze znalezieniem odpowiednich kandydatów. To oni musieli zabiegać, żeby wartościowi ludzie nie odeszli z firmy kuszeni konkurencyjnymi ofertami.

Te dwa przykłady pokazują, że w relacji pracodawca – pracownik każda ze stron może w różnych okresach dominować. Nie ma powodu zakładać, że to pracodawca zawsze jest górą lub odwrotnie.

Umowa o pracę polega na wymianie dóbr. Pracodawca zobowiązuje się do płacenia pracownikowi pensji i innych świadczeń wynikających z przepisów. Pracownik w zamian za to oferuje swój czas oraz umiejętności, które ma wykorzystywać zgodnie z potrzebami szefa. Układ jest jasny. Ale czy na pewno?

Pracownik może bardzo łatwo sprawdzić, czy szef wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Wystarczy rzucić okiem na wyciąg z konta bankowego. Bardziej drobiazgowi mogą jeszcze pofatygować się do ZUS–u i urzędu skarbowego, żeby mieć stuprocentową pewność, że firma wywiązuje się ze wszystkich zobowiązań.

Jakie narzędzia ma do dyspozycji szef? Teoretycznie może przez 8 godzin dziennie mieć pracownika na oku i sprawdzać, czy ten robi to, co do niego należy. Ale to oczywiście utopia, bo nie po to się kogoś zatrudnia, żeby non stop go pilnować.

Są stanowiska, na których wydajność ocenia się po wynikach pracy. Typowy przykład to handlowcy. Podobnie jest w przypadku różnego rodzaju twórców, od programistów komputerowych po artystów ludowych. Ale w jaki sposób sprawdzić, czy swój czas pracy racjonalnie wykorzystuje księgowa, kadrowa czy inny pracownik biurowy?

Sposobem na to może być TimeCamp – rozwiązanie, które nie tylko pozwala monitorować pracowników, ale przede wszystkim zwiększać efektywność ich pracy. Każdą uruchamianą przez nas aplikację i stronę internetową TimeCamp przypisuje do jakiejś kategorii (np. biuro, audio i wideo, wiadomości i blogi itp.). My określamy tylko, które kategorie są w naszym przypadku bardziej, a które mniej produktywne. Robi się to raz, w 5 minut. Cała reszta dzieje się automatycznie.

TimeCamp dostępny jest również w wersji indywidualnej, za darmo. W tej formie może być świetnym narzędziem pokazującym, jak wiele czasu marnujemy na surfowanie po sieci i o ile szybciej moglibyśmy skończyć pracę, gdybyśmy nie odrywali się od niej, żeby co 5 minut sprawdzać skrzynkę mailową. Wersja biznesowa, wspierająca pracę grupową, kosztuje 8 dolarów miesięcznie za stanowisko (wcześniej mamy do dyspozycji 30–dniowy darmowy okres próbny). O przewagach takiej formy płatności nad kupowaniem „pudełkowego” oprogramowania będzie mowa w najbliższym odcinku podcastu „Mała wielka firma”.

Znalazłem TimeCampa w sieci szukając rozwiązania do własnej firmy. Początkowo byłem przekonany, że to produkt amerykański. Ale okazało się, że powstał w Polsce, a nawet we Wrocławiu :)

Twórca TimeCampa Kamil Rudnicki oraz Venture Incubator, przy wsparciu którego powstaje TimeCamp, zaproponowali mi współpracę przy marketingu i promocji tego projektu. Zgodziłem się, bo jestem przekonany, że taki software może się przydać bardzo wielu przedsiębiorcom. W końcu ja sam znalazłem go szukając czegoś takiego dla mojej firmy.

Jeżeli zaczniesz używać TimeCampa albo masz doświadczenia z podobnymi rozwiązaniami, daj znać :)

Zobacz też:

• Apteka internetowa
• Od dziennikarza do wydawcy czasopisma
• Podcast #62: Webwriting – jak pisać do internetu

Idę do lekarza. Okazuje się, że przeciążyłem ścięgno. Lekarka pyta, czy wypisać zwolnienie.

Wielu pracowników pewnie w tej sytuacji odpowiedziałoby „tak”. Jeżeli podstawowym narzędziem pracy jest komputer, trudno wyobrazić sobie osobie praworęcznej pracę tylko lewą ręką. Ale to nie znaczy, że tak się nie da. Cały ten wpis powstał w ten sposób. I zamiast odpisywać na niektóre maile, skorzystałem z telefonu.

Nie namawiam, żebyś wypominał pracownikom zwolnienia z błahych powodów. Staraj się za to motywować tak, żeby szukali sposobów na pokonanie trudności, zamiast za każdym razem skrzętnie wykorzystywać je jako usprawiedliwienie.

Siłę takiej motywacji poznasz, jeżeli spróbujesz wpisać poniżej komentarz tylko jedną, słabszą ręką…

Zobacz też:

• Jak zadowolić pracownika
• Podcast #11: Kontrola musi być
• Podwładny czy partner?

Załóżmy, że Twój pracownik jest punktualny. No, prawie. Ma pracować od 8 do 16. Zawsze jest w firmie o 8:02, a wychodzi o 15:57. Ale ma wytłumaczenie: rano powołuje się na zegar na ścianie (który trochę się spóźnia), a po południu na ten w komputerze (który z kolei minimalnie się spieszy). Poza tym, jego autobus tak właśnie kursuje. No i kto by się czepiał o głupie 5 minut?

5 minut codziennie daje 110–115 minut co miesiąc. Czyli prawie 2 godziny. Pełny etat to 180 godzin. Jeżeli pracownik zarabia 1800 złotych, to z powodu tych 5 minut tracisz rocznie 240 zł! Gdybyś temu samemu pracownikowi obciął w grudniu wypłatę o 240 zł, obraziłby się śmiertelnie, poszedł z tym do sądu pracy i obsmarował Cię we wszystkich lokalnych mediach. Co gorsza, pewnie miałby w swojej krzywdzie społeczne poparcie.

Dlatego lepiej już dziś ustal ze swoimi pracownikami, że każda minuta ich pracy jest dla Ciebie tak samo ważna, jak dla nich każda złotówka na koncie.

Zobacz też:

• Czy na pewno musisz mieć biuro?
• Płaska karta w Internecie
• Wolne w Trzech Króli?

Przeanalizujmy:

• Pracownik – przyjaciel. Ma to swoje plusy, jeżeli Ty możesz zawsze polegać na nim, a on na Tobie. Ale trudno o wzajemne wsparcie i bezwarunkowe zrozumienie na rynku pracy. To nigdy nie są w 100% równorzędne relacje. Im bardziej będziesz się starał takie stworzyć, tym bardziej się na tym przejedziesz.
• Pracownik – uczeń. To układ znacznie lepszy. O ile tylko będziesz umiał zabezpieczyć się przed tym, żeby w pewnym momencie uczeń uzbrojony w całą Twoją wiedzę stał się Twoim najgroźniejszym konkurentem.
• Pracownik – niewolnik. Czasem jeszcze zdarza się taki układ, ale nie stawiałbym na niego. Pracownicy są coraz bardziej świadomi, że teraz to oni dyktują warunki, a nie my. (Ups, wygadałem się, mam nadzieję, że żaden mój pracownik tego nie przeczyta!)
• Pracownik – ekspert. Zapowiada się fantastycznie. Masz do wykonania robotę, więc zatrudniasz do niej kogoś, kto wie jak to zrobić. Tyle tylko, że jeżeli Ty tego nie wiesz, przyjdzie Ci słono zapłacić za tę niewiedzę… Przypomina mi się rada z jakiegoś poradnika dla sekretarek: „Organizuj biuro w taki sposób, żebyś była jedyną osobą, którą będzie w stanie cokolwiek tam odnaleźć. Szef szybko zorientuje się, że jesteś niezastąpiona.”
• Pracownik – kochanka. Wszyscy eksperci, których miałem okazję poznać, mówią że to zły pomysł.

Twoi pracownicy nie muszą za każdym razem kiedy wchodzisz do firmy prężyć się jak kompania honorowa przed generałem. To, czego im trzeba to sensowne cele i zadania do zrealizowania, przyjazne otoczenie i jasna informacja zwrotna od szefa. Tylko i aż tyle…

Zobacz też:

• Jak zadowolić pracownika
• Myjnia ręczna
• Ostrożnie z kreowaniem gwiazd

Badanie „Satysfakcja z pracy 2007″ było prowadzone wśród pracowników, a nie osób poszukujących pracy, co wg mnie jest tutaj kluczowe. Pytanie w ankiecie brzmiało: „Który z wymienionych czynników bierze Pan(i) pod uwagę oceniając potencjalnego przyszłego pracodawcę?”, ale jeżeli przeanalizujemy listę możliwych odpowiedzi okaże się, że w dużej mierze odnoszą się one właśnie do wizerunku potencjalnego pracodawcy.

Zdecydowana większość badanych (82,1%) chciałaby dobrze zarabiać, bo to najłatwiej zweryfikować. Sam spotykałem się jednak nie raz z tym, że ludzie decydowali się na niższą pensję, jeżeli w zamian dostawali np. umowę o pracę na czas nieokreślony, pracę w większej i bardziej znanej firmie lub lepsze narzędzia pracy.

Dalej w raporcie (63,5%) są enigmatyczne „warunki pracy” (forma umowy z pracodawcą, relacje z szefem i innymi pracownikami, komputer który się nie wiesza, klimatyzacja w biurze itp.), czyli wg mnie to, co najbardziej przekłada się na wizerunek firmy wśród pracowników, a w konsekwencji – jej wizerunek w otoczeniu. Tak samo jest zresztą z następnymi na liście możliwościami rozwoju zawodowego, istotnymi dla 60,2% ankietowanych.

Kolejna wartość: „lokalizacja firmy” (42,1%) to dedykacja dla wszystkich kolejnych ekip odpowiedzialnych za budowę dróg, inżynierię ruchu i rozwój komunikacji miejskiej :)

Dopiero na piątym miejscu pojawia się „opinia o firmie jako pracodawcy”. Dlaczego tak nisko? Według mnie dlatego, że większość czynników wpływających na tę opinię wyczerpaliśmy już wcześniej. Jeżeli dobrze płacą, dają stałą umowę, atmosfera w firmie jest dobra, dbają o mój rozwój, a w dodatku do pracy będę miał 10 minut spacerkiem, to co mnie obchodzą jakieś tam opinie?

Wniosek dla pracodawcy: jeżeli nie dbasz o pracowników, nie licz na to, że dobrzy kandydaci będą się do Ciebie ustawiać w kolejkach. W tym wypadku kreatywny PR może być wyjątkowo trudny do zastosowania. A nawet, jeśli się uda, pracownik zorientuje się, że źle ocenił książkę po okładce i prawdopodobnie szybko się z Tobą pożegna.

Zobacz też:

• Lewą ręką
• Pracownik: przyjaciel, uczeń czy niewolnik?
• Prowadzenie firmy zmienia ludzi

W pierwszej chwili nie do końca zrozumiałem, o co chodzi, ale automatycznie odpowiedziałem – OK.

Jeden z pracowników napisał wtedy na karteczce: „mycie i odkurzanie: 26 zł” i powiedział, że z tym powinienem zgłosić się do szefa, do kasy. – A gdzie ta kasa? – zapytałem. – Trzeba wyjść z budynku i wejść z innej strony – pokierował mnie pracownik.

Po drodze zastanawiałem się, czy podzielić się z szefem informacją o tym, jak jego pracownicy dorabiają sobie na boku. Ale kiedy tylko wszedłem do środka, straciłem na to ochotę.

Przywitał mnie lodowatym spojrzeniem. Bez słowa wziął karteczkę, pieniądze i wydał resztę. Żadnego „dziękuję” ani „wesołych świąt”. Żadnego pytania, czy jestem zadowolony z usług, jak tam trafiłem, nic z tych rzeczy.

Założę się, że przy takim braku kontroli i fatalnym stosunku do klientów szef zauważy, że coś jest nie tak, dopiero gdy pracownicy przy tej samej ulicy otworzą mu konkurencję!

Zobacz też:

• 6 sposobów na kontakty biznesowe
• Podcast #11: Kontrola musi być
• Letnie opony

W normalnych warunkach na pozycję zawodową pracuje się latami. Czytamy kolejne książki, kończymy kursy i szkolenia, poznajemy innych ludzi i wymieniamy z nimi doświadczenia, poznajemy różne firmy, zorganizowane i zarządzane na rozmaite sposoby. Im więcej lat stażu, im bardziej zmienne warunki, w których dowiedliśmy naszych zawodowych kompetencji, tym wyższy prestiż i mocniejsza pozycja na rynku.

Ale taki sprawdzony, fachowy pracownik ma jedną zasadniczą wadę. Jest drogi.

Możemy więc przyjąć inną taktykę. Zatrudnić w naszej firmie kogoś, kto nie ma jeszcze dużych (albo nawet żadnych) doświadczeń. Jeżeli trafimy na człowieka z ambicjami, który szybko się uczy i jest otwarty, mamy sporą szansę zrobić z niego gwiazdę. Wystarczy chwalić go za wszystko, co robi, stawiać innym za wzór, umożliwić pokazywanie się w mediach w roli eksperta, nadmuchiwać jego ego do granic możliwości.

Ma to swoje plusy. Łatwiej wypromować osobę niż firmę. Media, nawet te które boją się podać jakąkolwiek nazwę firmy, na szczęście nie przestały jeszcze przedstawiać swoich rozmówców. Jeżeli widzom, słuchaczom albo czytelnikom utrwali się nazwisko, prędzej czy później trafią też do firmy. Ale czy na pewno warto promować się w ten sposób?

Młody, niedoświadczony pracownik może niestety uwierzyć we własną legendę. Może stwierdzić, że skoro jest już tak doskonały, to po pierwsze nie musi już uczyć się niczego nowego. Po drugie powinien dużo więcej zarabiać. A po trzecie co on jeszcze robi w obecnej firmie, skoro może pracować gdziekolwiek zechce, a przecież cały świat stoi przed nim otworem. Ba, czeka na każde jego zdanie jak na objawienie!

Taką osobę trudno później sprowadzić na ziemię. Buntuje się, kiedy zwracamy jej uwagę. Przecież dotychczas wszystko czego dotknęła zamieniało się w złoto…

Jest tylko jeden wyjątek – jedyny człowiek w firmie, którego bez obaw można i warto promować. Jej właściciel.

Zobacz też:

• Pracownik: przyjaciel, uczeń czy niewolnik?
• Jak zadowolić pracownika
• Tisze jediesz, dalsze budiesz