Mała wielka firma » organizacja pracy

Podcast #57: Szkolenia firmowe

Marek Jankowski — Sun, 04 Sep 2011 18:00:18 +0000

Jak wynika z moich obserwacji, dwa najczęstsze powody, dla których małe firmy decydują się na inwestycję w przeszkolenie swoich ludzi to: (1) nadarzająca się okazja w postaci szkolenia darmowego albo prawie darmowego, czyli dofinansowanego przez UE; (2) doraźna potrzeba podniesienia kwalifikacji w jakiejś dziedzinie. Oczywiście mogą one też występować łącznie (np. jest konieczność zdobycia nowych umiejętności, więc właściciel z założenia szuka w kategorii „EFS”).

Niewiele firm podchodzi do szkoleń w sposób systematyczny, traktując je jako rutynową formę podnoszenia wartości swojego kapitału (w tym przypadku ludzkiego). Tymczasem odświeżanie i uzupełnianie wiedzy w głowach pracowników można – i warto – potraktować podobnie, jak bieżące aktualizowanie oprogramowania w biurowych komputerach, przeglądy firmowych samochodów czy malowanie ścian w pomieszczeniach, gdzie przyjmujemy klientów.

Podcastu „Mała wielka firma” możesz też słuchać w radiu Kontestacja.

Zobacz też:

Podcast #32: Coworking

Marek Jankowski — Wed, 21 Apr 2010 07:00:51 +0000

Jeżeli prowadzisz firmę jednoosobową i nie przyjeżdżają do ciebie klienci, możesz teoretycznie pracować w domu. Jest jeden zasadniczy plus: nie płacisz czynszu za wynajmowanie biura. Ma też sporo potencjalnych minusów, z których dwa chyba największe to problemy z automotywacją i inni domownicy. Rozwiązaniem jest coworking, czyli (najprościej mówiąc) biuro wynajmowane do spółki z innymi.

O tym właśnie rozmawialiśmy, jeszcze na antenie Radia Wrocław, a Mateuszem Jarosiewiczem z wrocławskiej przestrzeni coworkingowej, Cocobaru.

Zobacz też:

Czy potrzebujesz CRM?

Marek Jankowski — Sun, 28 Feb 2010 21:05:34 +0000

Kiedy zakładasz firmę, każda sprzedaż jest wydarzeniem, a każdy klient – bohaterem dnia. Z czasem jednak transakcji przybywa, a ilość związanych z nimi informacji rośnie coraz szybciej. W końcu prędzej czy później dochodzisz do wniosku, że musisz jakoś nad tym zapanować. Czyli potrzebujesz jakiegoś systemu CRM (Customer Relationship Management).

Dobry CRM powinien usprawnić przepływ informacji w twojej firmie, tak żeby każdy pracownik mający do niego dostęp był w stanie szybko zorientować się, jak przebiegała dotychczasowa komunikacja z danym klientem. To nieoceniona pomoc, gdy w firmie następują zmiany kadrowe – w takiej sytuacji osoba odchodząca z firmy nie zabiera ze sobą całej wiedzy o kontaktach z klientami, a przychodząca na jej miejsce może dużo szybciej wdrożyć się do nowych obowiązków.

System do zarządzania relacjami z klientem powinien też usprawniać organizację pracy, przypominając w odpowiednich terminach o zadaniach (kontaktach) do wykonania. Nie można też zapominać o jego roli jako tradycyjnej książki adresowej. Wprawdzie namiary na każdą firmę można dziś bez trudu znaleźć w sieci, ale już numer osobistej komórki prezesa to informacja na tyle cenna, że warto zachować ją w jakimś bezpiecznym miejscu.

Wprowadzanie tego typu narzędzi informatycznych nie zawsze ma sens. Jeżeli prowadzisz sklep spożywczy albo kawiarnię, raczej nie będziesz zaprzątał sobie tym głowy. Gromadzenie informacji o klientach ma tym większy sens, im więcej poniższych warunków jest spełnionych:

klienci dokonują zakupów wiele razy,
wartość zakupów robionych przez pojedynczego klienta jest duża,
obsługą klientów zajmuje się u ciebie więcej niż jedna osoba,
twoimi klientami są firmy,
oferujesz produkty lub usługi indywidualnie dopasowane do potrzeb kupujących,
kontaktujesz się z różnymi osobami reprezentującymi tego samego klienta,
kontaktujesz się z klientami różnymi sposobami (mailem, telefonicznie, osobiście itp.),
sprzedaż twoich produktów lub usług wymaga więcej niż jednego kontaktu.

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem można z grubsza podzielić na działające w sieci lokalnej lub w Internecie. W przypadku mojej firmy, ponieważ dość często wyjeżdżam, lepsze okazało się to drugie rozwiązanie. Zależało mi na tym, żeby z dowolnego miejsca mieć wgląd w to, co dzieje się w biurze.

Przez ponad rok używałem Highrise’a. Bardzo podobała mi się w nim prostota obsługi i czytelny układ graficzny. Dużym minusem był brak integracji z pocztą elektroniczną. Highrise działa w ten sposób, że jeżeli wysyłam do niego kopie wysyłanych przeze mnie e–maili, to dołącza je jako notatki do odpowiednich kontaktów. Niestety, nie ma możliwości, żeby działało to w drugą stronę, czyli żeby do systemu trafiały maile przychodzące. Cena też nie była najniższa (dla mojego planu taryfowego: 24 USD miesięcznie).

Prawie rok temu trafiłem na Funnelę (która wtedy jeszcze nazywała się Creamflow). Trafiłem zresztą w dość nietypowy sposób, bo na miniSeedcampie w Warszawie poznałem jej twórców – Jacka i Wiktora. Jak się później okazało, ten osobisty kontakt był jednym z najmocniejszych atutów Funneli kiedy wprowadzaliśmy ją w firmie. System był wtedy w dużo wcześniejszej fazie rozwoju niż teraz i żebyśmy mogli z niego korzystać, potrzebował jeszcze paru poprawek. Praktycznie wszystkie, które zgłaszaliśmy, były realizowane w ciągu góra kilku dni. Główną przewagą Funneli nad Highrisem był – dostępny w systemie od początku – klient mailowy. Do tego abonament był prawie o połowę niższy.

O szczegółach związanych z wykorzystaniem Funneli w firmie można poczytać w rekomendacji, jaką im wystawiłem, więc nie będę się powtarzał. Dodam tylko, że ciągle korzystamy z tego systemu i z przyjemnością obserwujemy jego ciągły rozwój.

Jako zadowoleni klienci możemy też liczyć na takie bonusy, jak darmowa roczna licencja na Funnelę* do wręczenia komuś w prezencie :–) Jeżeli masz na nią ochotę, odpowiedz na pytanie: Jak brzmi trzecie słowo na 66 str. książki „Mała wielka firma”? Odpowiedź wyślij na adres marek@malawielkafirma.pl. Wygrywa osoba, która jako pierwsza w poniedziałek 1 marca 2010 r. po godz. 12:00 przyśle prawidłową odpowiedź.

*) Do wygrania jest roczna licencja w planie „Średnim” (dla 5 stanowisk).

Zobacz też:

Podcast #22: Dzielenie się wiedzą

Marek Jankowski — Mon, 26 Oct 2009 12:00:45 +0000

Gościem tego odcinka jest Tomasz Karwatka, specjalista od rozwiązań wspierających dzielenie się wiedzą w organizacjach. Rozmawiamy, co może być pewnym zaskoczeniem, o dzieleniu się wiedzą w organizacjach. W jaki sposób choroba pana Heńka może wpłynąć na relacje z DHL–em i czy nowy pracownik może już w pierwszym dniu być użyteczny? Posłuchaj.

Premiera audycji miała miejsce na antenie Radia Wrocław w ostatni czwartek (22.10). Długość odcinka: ok. 30 minut (w przypadku „radiowych” podcastów to będzie już standard).

Zobacz też:

Czy na pewno musisz mieć biuro?

Marek Jankowski — Sun, 02 Aug 2009 19:02:12 +0000

Zakładasz firmę i potrzebujesz biura? Jasne, przecież musisz mieć jakieś spokojne miejsce do pracy i spotkań z klientami. Firmy bez biura nikt nie potraktuje poważnie. Adres na osiedlu mieszkaniowym skreśli cię w oczach najlepszych potencjalnych zleceniodawców.

Z pewnością znasz podobne stereotypy i może nawet w nie uwierzyłeś. Prawda jest taka, że wcale nie musisz mieć biura, żeby twoja firma dobrze prosperowała. Wręcz przeciwnie.

Biuro na początku działalności może być kulą u nogi. Wynajem dużo kosztuje. Zarabiasz czy nie – musisz płacić. Nie wchodź w to, jeżeli nie masz stuprocentowej pewności, że to najlepsze (lub jedyne) rozwiązanie.

Są 3 powody, dla których wynajmuje się biuro.

Potrzebujesz miejsca do spotkań z klientami.
Potrzebujesz miejsca, gdzie będą pracować twoi pracownicy.
Potrzebujesz miejsca dla siebie, bo w domu nie możesz lub nie chcesz pracować.

Każdy z nich wydaje się nie do przeskoczenia. Ale czy na pewno?

Do klientów możesz dojeżdżać albo spotykać się z nimi w mieście. Na początku, kiedy klientów nie ma zbyt wielu, jesteś w stanie to zrobić. Nawet jeżeli będziesz dojeżdżał taksówką i zapraszał na kawę, wyjdzie taniej niż czynsz. Jeżeli koszty zaczną być zbyt duże, to prawdopodobnie będzie cię już stać na biuro :–)
Być może twoi pracownicy są w stanie pracować zdalnie? Jeżeli do pracy wykorzystują przede wszystkim Internet i telefon, to prawie na pewno tak. A może zamiast płacić pracownikowi, wyeliminować również ten koszt stały i zdecydować się na outsourcing? Wszyscy wielcy producenci mają „swoje” fabryki w Chinach. W mniejszej skali: zamiast zatrudniać człowieka do pakowania i wysyłania listów, możesz zlecić to Poczcie albo innej wyspecjalizowanej firmie.
Jeżeli nie masz warunków do pracy w domu, nie znaczy to od razu, że musisz płacić za wynajem biura. Wszystko zależy od charakteru twojej pracy. Zarabiasz jako projektant stron WWW? Możesz przesiadywać w bibliotece publicznej albo dogadać się na sensowny abonament w kafejce internetowej. Jeżeli pracujesz u klientów, problem sam się rozwiązuje. Papierkową robotę możesz załatwić w spokojnej kawiarni poza godzinami szczytu, a dużą część spraw przerzucić na biuro rachunkowe.

„Skoro jest firma, muszą być i koszty” – kolejny stereotyp. Zyskownej firmy nie tworzy się generując koszty, tylko ograniczając je do niezbędnego minimum.

Zobacz też:

Winda

Marek Jankowski — Wed, 03 Jun 2009 21:02:44 +0000

Jeżeli masz wątpliwości, jak zachować się w relacjach z klientem, trzymaj się prostej zasady, którą dobrzy rodzice wpajają swoim dzieciom: „Nie rób drugiemu, co tobie niemiłe”.

Mam wrażenie, że w sklepie Baby–Maxx w Bielanach Wrocławskich niestety o niej zapomnieli.

Baby–Maxx mieści się w dużym, przestronnym budynku. Wysokie stropy, dwie kondygnacje. Na dole zabawki, na górze wózki, łóżeczka i wanienki.

Nie trzeba być szczególnie bystrym, żeby zorientować się, że wózki, łóżeczka i wanienki kupują przede wszystkim ci, którzy wkrótce spodziewają się dziecka. Czyli kobiety w ciąży (i ich partnerzy). Dla kobiety w ostatnich tygodniach przed porodem poruszanie się nie jest łatwe. Dziwne, żeby w sklepie odwiedzanym przez wiele takich kobiet nikt nie miał takiej świadomości. Więc co za diabeł podkusił architektów przestrzeni z Baby–Maxxa, żeby ganiać je na piętro, w tę i z powrotem, po wysokich schodach?!

Jeżeli nawet nie myślisz o klientach, trudno podejrzewać, że nie myślisz też o sobie. Nie wierzyłem, że ktoś z własnej woli zorganizował sobie miejsce pracy tak, żeby na dole rozkładać lalki i plastikowe wiaderka, a kilkunastokilogramowe wózki taszczyć na górę po schodach.

Moja niewiara znalazła potwierdzenie w rzeczywistości. Pomieszczenie na piętrze Baby–Maxxa kończy się ścianą z drzwiami pośrodku. Na drzwiach duży napis: „Tylko dla pracowników”. Niestety – ściana i drzwi są przeszklone, a kilka metrów dalej widać… drzwi windy. Jakoś się nie dziwię, że duży parking przed budynkiem był prawie pusty, kiedy przyjechałem.

Zobacz też:

Podcast #9: Planowanie, organizowanie, motywowanie

Marek Jankowski — Mon, 04 May 2009 07:30:40 +0000

Planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola – to czynności, których szef nie może zlecić nikomu innemu. W najnowszym odcinku podcastu „Mała wielka firma” w niecałe 18 minut udało nam się omówić 3 z nich. Dokończymy przy następnej okazji.

W podróży po meandrach zarządzania kadrami towarzyszyli nam: Leo Beenhakker, Artur Boruc, senator Tomasz Misiak, Monika Olejnik i Jan Rokita.

Spis treści:

podstawowe funkcje kierownicze,
prognozowanie wyników finansowych,
rola dobrej organizacji pracy w firmie,
powody marnowania czasu pracy przez pracowników,
fotografia dnia roboczego,
motywowanie metodą kija i marchewki,
pieniądze jako czynnik motywujący do pracy,
ryzyko związane z wymierzaniem kar pracownikom,
awanse a poziom niekompetencji,
niematerialne sposoby motywowania.

Życzymy miłego odbioru :–)

Zobacz też:

Fast food

Marek Jankowski — Mon, 27 Apr 2009 09:20:12 +0000

Jeżeli prowadzisz bar, restaurację, gospodę albo jakikolwiek inny punkt gastronomiczny zdradzę Ci dwa sposoby na to, jak zatrzymać część klientów, których dotychczas traciłeś. Między innymi mnie.

Kelnerzy, barmani lub ktokolwiek inny, zajmujący się u Ciebie obsługą klientów, musi znać odpowiedź na dwa pytania zadawane przez klientów.

Te pytania to:

Co może mi pan(i) polecić?
Co mogę szybko zjeść?

Ludziom nie chce się myśleć. Wiele osób woli, jeżeli ktoś za nich podejmie decyzję. Nawet, gdy chodzi o wybór drugiego dania.

Nie chodzi tu jednak o bezmyślne wtykanie każdemu klientowi tego samego. Nie zdobędziemy sympatii jarosza zachwalając krwisty befsztyk. Lepiej mieć przygotowanych kilka wariantów. I wybrać ten, na który klient nakieruje nas odpowiadając na pytania pomocnicze typu: „Coś lekkiego czy bardziej konkretnego?”, „Z mięsem czy bez?” itp.

Pytanie drugie zadają klienci, którym się spieszy. A takich jest coraz więcej. Jasne, że jedzenie pod presją czasu jest niezdrowe, ale nie wyręczajmy dietetyków. Jeżeli klient przychodzi i pyta, co może szybko zjeść, to powinniśmy mieć pod ręką coś, co będzie można mu zaproponować.

Zwróć uwagę, że pojęcie „szybko” jest dość pojemne. Najlepiej więc mieć gotową odpowiedź w stylu: „Do trzech minut możemy podać zupę, na pierogi trzeba będzie poczekać maksymalnie osiem”. A później, rzecz jasna, dochować obiecanego terminu.

Zobacz też:

Najsłabszy element

Marek Jankowski — Mon, 24 Nov 2008 20:35:49 +0000

Czegokolwiek się nie podejmiesz, możesz z dużym prawdopodobieństwem założyć, że najsłabszym elementem całego przedsięwzięcia będą ludzie.

Wniosek: firmy świadcząc usługi HR mają przed sobą świetlaną przyszłość. A jeszcze lepszą te, które zaoferują rozwiązania zastępujące pracownika.

Zobacz też:

5 minut

Marek Jankowski — Mon, 04 Aug 2008 09:04:14 +0000

Umowa o pracę to bardzo prosty kontrakt. Za określoną kwotę kupujesz umiejętności i czas Twojego pracownika. Umiejętności weryfikuje się na każdym etapie rekrutacji. Co innego z czasem. Dopiero gdy kogoś zatrudnisz może się okazać, że zegarek to dla niego tylko mgliste wspomnienie z pierwszej komunii.

Załóżmy, że Twój pracownik jest punktualny. No, prawie. Ma pracować od 8 do 16. Zawsze jest w firmie o 8:02, a wychodzi o 15:57. Ale ma wytłumaczenie: rano powołuje się na zegar na ścianie (który trochę się spóźnia), a po południu na ten w komputerze (który z kolei minimalnie się spieszy). Poza tym, jego autobus tak właśnie kursuje. No i kto by się czepiał o głupie 5 minut?

5 minut codziennie daje 110–115 minut co miesiąc. Czyli prawie 2 godziny. Pełny etat to 180 godzin. Jeżeli pracownik zarabia 1800 złotych, to z powodu tych 5 minut tracisz rocznie 240 zł! Gdybyś temu samemu pracownikowi obciął w grudniu wypłatę o 240 zł, obraziłby się śmiertelnie, poszedł z tym do sądu pracy i obsmarował Cię we wszystkich lokalnych mediach. Co gorsza, pewnie miałby w swojej krzywdzie społeczne poparcie.

Dlatego lepiej już dziś ustal ze swoimi pracownikami, że każda minuta ich pracy jest dla Ciebie tak samo ważna, jak dla nich każda złotówka na koncie.