Poczta elektroniczna jest tak samo ważnym narzędziem komunikacji jak telefon. Pewnie nie byłbyś zachwycony, gdyby Twój pracownik podnosząc słuchawkę za każdym razem donośnie bekał. Nie dopuść więc, żeby nadawane przez niego maile robiły podobnie wrażenie.

W korespondencji elektronicznej liczą się trzy rzeczy: szybkość reakcji, forma maila i jego treść.

Co do szybkości, sprawa jest jasna. Na każdego maila należy odpisać. Im szybciej, tym lepiej. Albo oddzwonić, gdy sprawa wymaga omówienia.

Nad treścią trudno się tutaj rozwodzić, bo za każdym razem przypadek jest inny.

Zajmijmy się więc formą. Oto 10 zasad, które pomogą Ci tworzyć profesjonalne e–maile.

1. Pole „Nadawca” powinno zawierać imię i nazwisko nadawcy napisane z wielkich liter. Ja dodaję też nazwę firmy: Marek Jankowski :: Atomedia Consulting”. Zdarza się, że konto w Outlooku albo innym programie pocztowym zakłada informatyk, który nie zwraca uwagi na takie rzeczy. A później klienci dostają maile, których nadawcą jest np. „gosia sekretariat”
2. Pole „Temat” należy wykorzystywać zgodnie z przeznaczeniem. Nigdy nie zostawiaj tego pola pustego. Umieść tam konkretną informację. Zamiast pisać „prośba”, napisz w 2–3 słowach czego ona dotyczy.
3. Wiadomość rozpoczynaj od nagłówka kierowanego do konkretnej osoby, np. „Witam Panie Andrzeju”. Mail jest mniej formalnym narzędziem niż tradycyjny list, więc mało kto używa tam typowych nagłówków z imieniem, nazwiskiem, adresem itp. Zwykle dobrze sprawdza się użycie imienia. Jeżeli jednak masz co do tego wątpliwości (na przykład adresat jest dużo starszy od Ciebie lub nie jesteś pewien, jak odmienia się jego imię), możesz napisać „Szanowny Panie Prezesie” lub coś w tym stylu.
4. W przeciwieństwie do zwykłej papieru listowego, ekran jest zwykle poziomy. W dodatku czyta się z niego gorzej niż z kartki. Żeby ułatwić odbiorcy przeczytanie i zrozumienie Twojej wiadomości, zadbaj żeby wiersze nie były napisane zbyt małą czcionką i zbyt długie (maksymalnie 60–80 znaków).
5. Mail to nie powieść w odcinkach. Używaj krótkich zdań i krótkich akapitów, najlepiej oddzielonych od siebie jednym pustym wierszem. Jeżeli coś wymieniasz, użyj znaków wypunktowania.
6. Błędy ortograficzne są niedopuszczalne. Nawet jeżeli ich nie popełniasz, włącz opcję „sprawdzanie pisowni”. Wyłapiesz większość literówek, które też robią wrażenie niechlujstwa.
7. Dodawaj załączniki wtedy, gdy jest to naprawdę uzasadnione. Gdy ktoś prosi Cię o kilka zdań, nie wysyłaj ich w pliku Worda (w dodatku jeszcze spakowanym ZIP–em).
8. Miej litość dla łącza i skrzynki mailowej odbiorcy. Nie wysyłaj mailem dużych plików, jeżeli druga strona wyraźnie nie wskaże, że właśnie w ten sposób chce je otrzymać. Zamiast tego lepiej umieścić je na jakiś serwerze i wysłać link umożliwiający ich pobranie.
9. Gdy korespondujesz z klientem, zawsze zachęcaj go do dalszego kontaktu i zadawania pytań. Lepiej, gdy skontaktuje się z Tobą, niż gdyby miał rozwiewać swoje wątpliwości u konkurencji.
10. Stopka maila, czyli Twój podpis, powinien dostarczać informacji o tym, jak się z Tobą skontaktować, a przy okazji podnosić Twoją wiarygodność. Warto zatem umieścić tam: swoje imię i nazwisko, bezpośredni telefon (stacjonarny, komórkowy albo najlepiej obydwa), nazwę i adres pocztowy firmy oraz link do strony internetowej. Możesz dołączyć małe logo firmy, ale miej świadomość, że część programów pocztowych je zablokuje i nie wszystkim odbiorcom będzie się wyświetlać. Twój adres e–mail nie jest niezbędny, bo znajduje się już w polu „Nadawca” (chyba, że wysyłasz maila z jakiegoś innego konta). Dodatkowo, jeżeli w pracy korzystasz z GG lub Skype’a, możesz podać swój identyfikator.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co możesz osiągnąć dzięki dobrze napisanym mailom, jak dzięki nim wywierać wpływ i budować swój wizerunek, pobierz darmowego e–booka „Potęga jednego e–maila”. To tylko fragment pełnej, płatnej wersji, ale i tak znajdziesz w nim parę wartościowych porad.

Chcesz dostawać powiadomienia o nowych wpisach? Dołącz do subskrybentów.
Aby usunąć swój adres z listy wysyłkowej kliknij tutaj.

Blipnij o tym wpisie!

Zobacz też:

• Podcast #62: Webwriting – jak pisać do internetu
• Reagowanie na skargi klientów
• E-handel: jak dotrzeć do zagranicznych klientów